Text copied to clipboard!
Τίτλος
Text copied to clipboard!Διοικητικός Βοηθός Εκκλησίας
Περιγραφή
Text copied to clipboard!
Αναζητούμε έναν/μία Διοικητικό/ή Βοηθό Εκκλησίας για να υποστηρίξει την ομαλή, οργανωμένη και αποτελεσματική λειτουργία της ενορίας ή του εκκλησιαστικού οργανισμού μας. Ο ρόλος αυτός είναι καθοριστικός για τη διαχείριση των καθημερινών διοικητικών εργασιών, την εξυπηρέτηση των μελών της κοινότητας, τον συντονισμό επικοινωνίας και την υποστήριξη του ιερατικού και διοικητικού προσωπικού. Ο/Η κατάλληλος/η υποψήφιος/α θα λειτουργεί ως βασικό σημείο επαφής για εσωτερικά και εξωτερικά αιτήματα, συμβάλλοντας στη δημιουργία ενός φιλόξενου, επαγγελματικού και διακριτικού περιβάλλοντος.
Στη θέση αυτή, θα αναλάβετε την οργάνωση γραφείου, τη διαχείριση τηλεφωνικών κλήσεων, ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και αλληλογραφίας σε έντυπη μορφή, καθώς και την τήρηση αρχείων, ημερολογίων και προγραμμάτων. Θα υποστηρίζετε τον προγραμματισμό λειτουργιών, μυστηρίων, εκδηλώσεων, συναντήσεων επιτροπών και κοινοτικών δράσεων, διασφαλίζοντας ότι όλες οι σχετικές πληροφορίες κοινοποιούνται έγκαιρα και με ακρίβεια. Επιπλέον, θα συμβάλλετε στην προετοιμασία ανακοινώσεων, ενημερωτικών δελτίων, εντύπων και βασικών αναφορών.
Ο/Η Διοικητικός/ή Βοηθός Εκκλησίας καλείται να επιδεικνύει υψηλό επίπεδο εμπιστευτικότητας, ευγένειας και σεβασμού προς τα μέλη της εκκλησιαστικής κοινότητας, τους εθελοντές, τους δωρητές και τους επισκέπτες. Η θέση απαιτεί ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών προτεραιοτήτων, προσοχή στη λεπτομέρεια και άνεση στη συνεργασία με ανθρώπους διαφορετικών ηλικιών και υποβάθρων. Η εξοικείωση με διοικητικές διαδικασίες, βασικά λογιστικά καθήκοντα, αρχειοθέτηση και χρήση ψηφιακών εργαλείων γραφείου θα θεωρηθεί ιδιαίτερα σημαντική.
Παράλληλα, ο ρόλος μπορεί να περιλαμβάνει υποστήριξη στη διαχείριση δωρεών, στην ενημέρωση μητρώων μελών, στην παρακολούθηση κρατήσεων χώρων και στη διατήρηση αποθεμάτων γραφικής ύλης και άλλων απαραίτητων υλικών. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο/η κάτοχος της θέσης θα συνεργάζεται με εθελοντές και ομάδες διακονίας για την οργάνωση ειδικών δράσεων και την εύρυθμη διεξαγωγή εκκλησιαστικών προγραμμάτων.
Αναζητούμε άτομο με οργανωτικό πνεύμα, διακριτικότητα, υπευθυνότητα και ειλικρινές ενδιαφέρον για την υποστήριξη του έργου της εκκλησίας. Αν διαθέτετε άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες, θετική στάση, ικανότητα επίλυσης προβλημάτων και επιθυμία να συμβάλετε ουσιαστικά στην καθημερινή λειτουργία μιας κοινότητας με πνευματικό και κοινωνικό προσανατολισμό, θα χαρούμε να εξετάσουμε την υποψηφιότητά σας.
Καθήκοντα
Text copied to clipboard!- Διαχείριση τηλεφωνικού κέντρου, ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και εισερχόμενης αλληλογραφίας.
- Οργάνωση και ενημέρωση ημερολογίων, ραντεβού, συναντήσεων και εκκλησιαστικών εκδηλώσεων.
- Τήρηση και αρχειοθέτηση διοικητικών εγγράφων, μητρώων μελών και εμπιστευτικών αρχείων.
- Υποστήριξη στην προετοιμασία ανακοινώσεων, ενημερωτικών δελτίων και εσωτερικής επικοινωνίας.
- Συντονισμός κρατήσεων χώρων και βασική υποστήριξη για λειτουργίες, μυστήρια και κοινοτικές δράσεις.
- Παρακολούθηση αποθεμάτων γραφείου και μέριμνα για την έγκαιρη προμήθεια υλικών.
- Υποδοχή επισκεπτών και παροχή ευγενικής εξυπηρέτησης σε μέλη και συνεργάτες.
- Βοήθεια στη διαχείριση δωρεών, αποδείξεων και βασικών διοικητικών οικονομικών διαδικασιών.
Απαιτήσεις
Text copied to clipboard!- Προϋπηρεσία σε διοικητική ή γραμματειακή θέση θα θεωρηθεί σημαντικό προσόν.
- Άριστη γνώση χρήσης υπολογιστών και εφαρμογών γραφείου.
- Ικανότητα οργάνωσης πολλαπλών εργασιών με ακρίβεια και συνέπεια.
- Εξαιρετικές επικοινωνιακές δεξιότητες στον προφορικό και γραπτό λόγο.
- Υψηλό επίπεδο διακριτικότητας και τήρησης εμπιστευτικότητας.
- Ευγένεια, επαγγελματισμός και προσανατολισμός στην εξυπηρέτηση της κοινότητας.
- Ικανότητα συνεργασίας με ιερατικό προσωπικό, εθελοντές και μέλη της εκκλησίας.
- Βασική κατανόηση λογιστικών ή ταμειακών διαδικασιών θα εκτιμηθεί.
Πιθανές ερωτήσεις συνέντευξης
Text copied to clipboard!- Ποια εμπειρία διαθέτετε σε διοικητική υποστήριξη ή γραμματειακή εργασία;
- Πώς διαχειρίζεστε εμπιστευτικές πληροφορίες σε ένα ευαίσθητο περιβάλλον;
- Ποια ψηφιακά εργαλεία γραφείου χρησιμοποιείτε με άνεση στην καθημερινή εργασία;
- Περιγράψτε μια περίπτωση όπου οργανώσατε επιτυχώς μια εκδήλωση ή συνάντηση.
- Πώς αντιμετωπίζετε πολλαπλές προτεραιότητες και επείγοντα αιτήματα ταυτόχρονα;
- Τι σας ελκύει στη συγκεκριμένη θέση μέσα σε εκκλησιαστικό ή κοινοτικό πλαίσιο;
